General rules of artPontiac

Association des Artistes du Pontiac

Pontiac Artists’ Association

Règlements généraux

General Rules

Adoptés le 8 octobre 2003

Adopted October 8th 2003

Modifié le 4 décembre 2013

Amended December 4, 2013

Modifié le 25 avril 2016

Amended April 25, 2016

Table of contents / Table des matières

CHAPITRE/CHAPTER 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES/ GENERAL INFORMATION

Article 1 Nom/ Name

Article 2 Siège social/ Head Office

Article 3 Sceau / seal

Article 4 Énoncé du Mandat/ Mandate statement

CHAPITRE/CHAPTER 2 LES MEMBRES/ MEMBERSHIP

Article 5 Membres/ Members

Article 6 Cotisation / membership

Article 7 Carte de membre/ membership card

Article 8 Démission/ resignation

Article 9 Suspension et expulsion/ expulsion or suspension

  

CHAPITRE/CHAPTER 3 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES/ MEMBERS ASSEMBLY

Article 10 Assemblée générale annuelle/ Annual general assembly

Article 11 Assemblée générale spéciale / Special general assembly

Article 12 Avis de convocation / Notice of meeting

Article 13 Quorum

Article 14 Vote

CHAPITRE/CHAPTER 4 CONSEIL D’ADMINISTRATION/ BOARD OF DIRECTORS

Article 15 Responsabilités et pouvoirs/ Powers and responsibilities

Article 16 Nombre dadministrateurs/ number of directors

Article 17 Éligibilité/ eligibility

Article 18 Durée du mandat/ mandate

Article 19 Élections/ elections

Article 20 Vacance/ vacancy

Article 21 Démission ou destitution/ resignation or expulsion

Article 22 Réunions/ meetings

Article 23 Convocation/ notice of meetings

Article 24 Quorum

Article 25 Propositions                                 

Article 26 Vote

Article 27 Rémunération et indemnisation/ payment and compensation

CHAPITRE/CHAPTER 5 LES OFFICIERS/ OFFICERS

Article 28 Composition

Article 29 Élections des officiers/ election of officers

Article 30 Cumul de poste/ accumulating jobs

Article 31 Éligibilité/ eligibility

Article 32 Mandat/ Term Limits

Article 33 Vacance/ vacancy

Article 34 Président/ president

Article 35 Vice-président/ vice-president

Article 36 Secrétaire/ secretary

Article 37 Trésorier/ treasurer

Article 38 Rémunération et indemnisation / payment and compensation

Article 39 Démission ou destitution/ resignation or expulsion

CHAPITRE/CHAPTER 6 LES COMITÉS / COMMITTEES

Article 41 Création/ creation

Article 42 Composition

Article 43 Mandat/Mandate

Article 44 Rapport/ reports

CHAPITRE/CHAPTER 7 DISPOSITIONS FINANCIÈRES/ FINANCIAL ORGANISATION

Article 45 Exercice financier/ fiscal year

Article 46 Vérification/ auditing

CHAPITRE/CHAPTER 8 CONTRATS, LETTRES DE CHANGES ET AFFAIRES BANCAIRES/ BANKING

Article 47 Contrats/contracts

Article 48 Lettres de changes/business letters

Article 49 Affaires bancaires/ banking business

CHAPITRE/CHAPTER 9 DISPOSITIONS FINALES/ FINAL DISCLOSURE

Article 50Amendements aux présents règlements/ amendments to current  rules

Article 51Dissolution

L’ASSOCIATION DES ARTISTES DU PONTIAC /

PONTIAC ARTISTS’ ASSOCIATION

Lettres patentes /Patent letters

Les lettres patentes de L’Association des Artistes du Pontiac furent données et scellées à

Québec, le 29 janvier 2004.

L’Association des Artistes du Pontiac est un organisme sans but lucratif.

The official charter of the Pontiac Artists’ Association was made in Quebec on January 29th 2004.

The Pontiac Artist’s Association is a non-profit association.

Règles d’interprétation/ Guidelines

Définitions et interprétation/ Definition and interpretation

À moins dune disposition expresse au contraire, ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans ces règlement, les mots suivants désignent :

Unless otherwise noted, or if the context indicates the contrary, under the present rules, the following words mean:

administreur : désigne les membres du conseil d’administration de l’association ;

administrator or director: a the member of the board of director of the association;

comité dadministration : désigne le conseil dadministration ;

administrative committe : the board of directors;

corporation/ association : désigne L’Association des Artistes du Pontiac/Pontiac Artists’ Association;

organisme : désigne L’Association des Artistes du Pontiac/Pontiac Artists’ Association ;

organization : the Pontiac Artists’ Association/L’Association des Artistes du Pontiac;

membres : désigne les membres en règles;

members : official members;

règlements : désigne les statuts et règlements de l’Association des Artistes du Pontiac adoptés par les administrateurs du C.A. ;

rules : the mission and rules as adopted by the board members of the Association

Le membre utilisé au singulier comprend le pluriel et vice-versa;

Member  used in the singular includes the plural and vice-versa;

les noms employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa ;

the names used in the masculine include the feminine and vice-versa;

Les titres utilisés dans les règlements ne le sont quà titre de référence et ils ne doivent  pas être considérés dans linterprétation des termes ou des dispositions des règlements.

Titles used in this document serve only as a reference point and should not be used in the interpretation of the terms and rules.

CHAPITRE/CHAPTER 1     DISPOSITIONS GÉNÉRALES / GENERAL INFORMATION

Article 1 Nom / Name

La présente corporation porte le nom de “ L’Association des Artistes du Pontiac- Pontiac Artists’ Association”. Dans les règlements qui suivent, les termes “Artistes”, “organisme” et “corporation” sont utilisés pour désigner L’Association des Artistes du Pontiac.

The name of this corporation is Pontiac Artists’ Association-Association des Artistes du Pontiac. In the following rules, terms artists, organization and corporation are used to name the Pontiac Artist’s Association.

Article 2 Siège social/ Head office

Le siège social de la corporation est situé 21, chemin Berry, Ile-du-Grand-Calumet J0X 1J0..

The head office is located at 21, chemin Berry, Ile-du-Grand-Calumet J0X 1J0.

Article 3 Sceau/ Seal

S’il le juge à propos, le conseil d’administration de la corporation peut doter cette dernière d’un sceau. Dans ce cas l’empreinte apparaissant en marge à gauche des présents règlements sera la sceau officiel de la corporation.

If the board so chooses, a seal can be approved. A copy of the seal is to be printed in the left margin of these rules.

Article 4 Énoncé du Mandat/ Mandate statement

Vision

Faire de l’Association des artistes du Pontiac une force motrice pour le développement des arts et de la culture dans la région du Pontiac.

Mission

Promouvoir, défendre et développer les intérêts sociaux, artistiques et professionnels de ses membres et contribuer au développement culturel du Pontiac.

Buts

Afin de remplir sa mission, l’Association des artistes du Pontiac consacrera ses efforts à:

  • assurer la diffusion des oeuvres de ses membres ;
  • offrir des possibilités de perfectionnement professionnel aux membres ;
  • encourager les relations menant à la collaboration entre artistes et organisations culturelles locales et régionales ;
  • développer l’environnement culturel de la région par le biais de diverses activités et interventions ; et,
  • contribuer au développement de la clientèle pour les arts.

Vision

To make the Pontiac Artists’ Association a driving force for the development of arts and culture in the Pontiac region.

  

Mission

To promote, defend and develop the social, artistic and professional interests of its members and to contribute to the cultural development of the Pontiac.

  

Goals

To fulfill its mission, the Pontiac Artists’ Association will:

  • support the dissemination of its members’ art;
  • provide opportunities for the professional development if its members;
  • foster relationships and promote collaboration between artists and local and regional cultural organizations;
  • develop the cultural environment of the region through diverse activities and engagements; and
  • contribute to the development of new audiences for the arts.

CHAPITRE/CHAPTER 2    LES MEMBRES/ MEMBERSHIP

Article 5 Membre/ Member

Une personne peut devenir membre de l’association pourvu qu’elle :

  • Soit intéressée à participer aux activités de l’association ;
  • Adhère aux objectifs et règlements de l’association ;
  • Soit acceptée par le conseil d’administration ;
  • Paie la cotisation pour l’année en cours, s’il y a lieu

A person can become a member as long as he or she :

  • is interested in participating in the activities of the association;
  • respects the mission and rules of the association
  • is accepted by the board of directors
  • if applicable, pays the membership fee for the year

Article 6 Cotisation / Membership fee

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, décider d’établir une cotisation annuelle, en déterminer le montant ainsi que le moment auquel la cotisation doit être versée. La cotisation n’est pas remboursable.

If it so chooses, the board of directors can decide to charge an annual fee for membership and it will decide the amount and the deadline. The membership fee is not refundable.

Article 7 Carte de membre/ Membership card

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre. Pour être valides, ces cartes de membre devront porter la signature du secrétaire de la corporation.

If the board of directors so chooses, a membership card can be issued and the secretary’s signature should appear on it.

Article 8 Démission / Resignation

Un membre peut démissionner en adressant un avis  à cet effet a un membre du conseil d’administration. Sa démission prend effet dès réception de l’avis. Le membre démissionnaire est tenu de verser à la corporation toutes cotisations dues au moment de l’entrée en vigueur de sa démission.

A member can resign by giving notice to a board member. The resignation takes place immediately. The resigning member should pay the association any amount due.

Article 9 Suspension et expulsion/ Suspension or expulsion

Les membres peuvent, par résolution majoritaire, suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser un membre pour la raison suivante :

-agit contrairement aux intérêts de l’association.

Members, with a simple majority, can suspend or expel for a time chosen by them a member for the following reason :

– acts contrary to the benefit of the association.

CHAPITRE/CHAPTER 3    ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES / GENERAL MEETINGS OF THE  MEMBERS

Article 10 Assemblée générale annuelle / Annual general meeting

LAssemblée générale annuelle a lieu dans les quatre-vingt-dix jours suivant la fin de lexercice financier, lequel se termine le 31 août de chaque année.

Cette assemblée se tient entre autres aux fins de prendre connaissance du bilan des activités, des états financiers, de nommer le vérificateur, de rectifier les règlements adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale, et délire les administrateurs.

  • L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit inclure au moins les points suivants
  • Ouverture de la séance et vérification du quorum ;
  • Lecture et adoption de l’ordre du jour ;
  • Lecture et adoption des procès-verbaux de la dernière assemblée annuelle et, s’il y a lieu, des assemblées générales spéciales des membres qui se sont tenues depuis la dernière assemblée générale annuelle ;
  • Modification aux règlements généraux s’il y a lieu ;
  • Lecture et adoption du rapport du vérificateur ;
  • Lecture et adoption du rapport annuel d’activités ;
  • Élections des membres du conseil dadministration ;
  • Nomination du vérificateur ;
  • Période de questions des membres ;
  • Levée de l’assemblée générales

The AGM will take place within ninety days of the end of the fiscal year which ends on the 31st of August of each year.

This assembly is in order to review the year end activity report and  the financial statements, to chose an auditor, to change the general rules adopted by the board of directors during the past year and to elect the new board of directors.

The agenda should have these items :

  • Opening of the meeting and checking of the quorum
  • Approval of the agenda
  • Reading and acceptance of the minutes of the last AGM, and if there are any, reading and acceptance of special general meeting held during the past year
  • Changes to the general rules
  • Reading and acceptance of the auditors’ report
  • Reading and acceptance of the annual activity report
  • Elections of the members of the board of directors
  • Choosing of the auditor
  • Question period for the members
  • End of the meeting.

Les points traitant des états financiers et du rapport d’activité doivent prévoir une période de questions et de débat des membres. Cette période ne doit cependant pas excéder 30 minutes par point, à moins que la majorité des membres n’en décident autrement.

Items about the financial statement and activity report should have a question period for the members. This period should not exceed 30 minutes per item unless the majority of members choose otherwise.

Article 11 Assemblée générale spéciale/Special general assembly

Les assemblées générales spéciales sont tenues au siège social de la corporation ou à tout autre endroit décidé par résolution du conseil d’administration.

11.1 Assemblée tenue à la demande du conseil d’administration.

A special general assembly can be held at the head office or any other place chosen by resolution by the board of directors.

11.1 The special assembly can be held at the request of the board of directors.

Article 12 Avis de convocation/ Notice of meeting

Les assemblées générales des membres sont convoquées au moyen dun avis  à chacun des membres, indiquant la date, lheure, lendroit et les objets de lassemblée.

S’il s’agit d’une assemblée spéciale, lavis doit indiquer les affaires qui doivent être prises en considération. Le conseil doit faire connaître la tenue de lassemblée générale annuelle au public en général par le moyen quil juge approprié.

Le délai de convocation de toute assemblée des membres est dau moins sept (7) jours.  (La journée de laffichage et la journée de lassemblée ne comptent pas).  En cas d’urgence, une assemblée peut avoir lieu en tout temps et à tout endroit, si l’avis est donné par téléphone ou de vive voix, si tous les membres sont présents en personne ou si ceux qui sont absents ont consenti à la tenue de lassemblée.

The general meetings of members are called with a notice to each member, with the date, time and location of the meeting along with the items on the agenda. If it is a special meeting, the item to be discussed has to be given with the notice. The board of directors has to give public notice of the annual general assembly by means judged appropriate.

The notice for calling a meeting must be not less than 7 days in advance. The day of the notice and the day of the assembly do not count. In case of emergency, the meeting can be held at any time at any place and notice may be given by phone or by word of mouth if all the attending members and all the attending members and all those absent have given their consent .

Article 13 Quorum de l’assemblée générale / Quorum for the general meeting

Les membres en règle présents constituent un quorum suffisant pour toute assemblée des membres.

All members present will constitute the quorum for the meeting.

Article 14 Vote

Aux assemblées des membres, seuls les membres en règle ont droit de vote. Chaque membre a droit à un seul vote et les votes par procuration sont prohibés.

Règle générale, le vote se prend à main levée. Le président ou son remplaçant peut demander un vote à scrutin secret et devra le demander lors des circonstances suivantes :

14.1 à la demande d’un membre en règle présent à l’assemblée;

14.2 lors de l’élection des administrateurs;

14.3 dans tous les cas de suspension ou d’expulsion d’un administrateur ou d’un membre.

Les questions soumises sont décidées à la majorité des membres en règle présents lors de l’assemblée sauf dans les cas ou une majorité spéciale est requise en vertu de La Loi sur les Compagnies (LRQ ch. C-38) et dans les cas où il en est prévu autrement dans les présents règlements.

Sauf lors de l’élection des administrateurs, en cas d’égalité des votes, le président a droit à un second vote. Il peut alors, soit utiliser ce droit, soit demander un nouveau vote. En cas d’égalité des votes lors d’élection d’administrateurs, le président d’élection doit obligatoirement demander un nouveau vote. Si l’égalité persiste après 3 tours de scrutin, l’élu gagnant sera déterminé par tirage au sort entre les candidats à égalité.

At the general meeting, only official members can vote. Each member has one vote and no vote by letter will be accepted.

In general, all votes are held by a show of hands. The president, or his substitute can ask for a secret ballot during the following circumstances :

14.1. if a member ask so

14.2 for the election of the board of directors

14.3 in all cases of the expulsion or suspension of a member, or a member of the board.

Except during the election of the board members, in the case of a split vote, the president has a second vote. He may use it or ask for a new vote. During the election of the board members, the president of election must ask for a new vote up to 3 times. If a split vote persists the winner will be chosen by a random draw.

CHAPITRE/CHAPTER 4   CONSEIL D’ADMINISTRATION / BOARD OF DIRECTORS

Article 15 Responsabilités et pouvoirs / Responsibilities and powers

Le conseil dadministration a la responsabilité d’accomplir tous les actes nécessaires à la réalisation des buts et objectifs que poursuit L’Association des Artistes du Pontiac, conformément aux lettres patentes et aux règlements généraux. A cet effet, il jouit de tous les pouvoirs que lui confèrent la loi et les règlements généraux.

The board of directors is responsible for accomplishing the mission of the association as stated in the charter and the general rules. The board of directors has all the powers transferred to it by law and by these rules.

Article 16 Nombre d’administrateurs / Number of directors

Les affaires des Artistes du Pontiac sont dirigées par un conseil dadministration de cinq (5) membres.

The board of directors will have 5 members.

Article 17 Sens d’éligibilité / Eligibility

Sauf en cas d’avis contraire dans les présents règlements, seuls les membres en règle de la corporation peuvent être élus administrateur. Ils peuvent être élus à nouveau à l’expiration de leur mandat s’ils ont les qualités requises.

Only the official members of the Association can be elected as board members. They can be elected again at the end of their term if they have the required skills.

Article 18 Durée du mandat / Duration of mandate

Un administrateur entre en fonction à la clôture de lassemblée au cours de laquelle il a été élu. Sont mandat est de 1 an à moins qu’il ne démissionne, ne soit suspendu ou expulsé. À la fin de son mandat, il reste en fonction jusqu’à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle son successeur est élu.

A member becomes a board member at the end of the annual general meeting where he was elected. His term is one year unless he quits, is suspended or expelled. At the end of his term, the member remains as director until the closing of the general meeting where a successor is elected.

Article 19 Élections / Elections

Lélection des membres du conseil dadministration se fait à loccasion de lassemblée générale annuelle de la corporation.  Cette élection se déroule de la façon suivante:

19.1 Nomination par assemblée générale dun président délection, dun secrétaire délection ;

19.2  Mise en candidature sur proposition simple;

19.3  Clôture des mises en candidature;

19.4  Appel des candidats, en commençant par le dernier. Ceux-ci doivent alors dire s’ils acceptent ou non d’être candidat;

19.5  Vote, s’il y a plus d’un candidat par poste à combler ;

19.6  Reprise du vote (maximum 2 fois) s’il y a égalité; si l’égalité persiste, le président se servira de l’article 14 des présents règlement pour désigner le gagnant (tirage au sort) ;

19.7  Le ou les candidats ayant reçu le plus de votes sont déclarés élus.

Election of the board members takes place during the annual general meeting. The following procedure will be used:

19. 1 naming of a president and secretary of election;

19. 2 simple proposing of candidates;

19.3 closing of candidacy;

19.4 calling of the candidates starting with the last one. The member will then accept or not;

19.5 Vote if there is more than one candidate for each position;

19.6 A new vote will be asked if there is a split vote (not more than 2 times). If a split vote persists, the president will choose the winner randomly;

19.7 the members with the most votes are elected.

Article 20 Vacance au sein du conseil d’administration/ Vacancy on the board of directors

Il y a vacance au sein du conseil d’administration par suite de la démission , de destitution ou de décès d’un membre.

S’il se produit une vacance en cours d’année, les autres membres du conseil peuvent nommer un autre administrateur, pour la durée restante du mandat, qu’ils choisiront parmi les membres en règle de la corporation. Cette nomination devra être entérinée par les membres réunis en assemblée générale annuelle si le mandat du poste comblé ne vient pas à terme lors de cette assemblée.

There is vacancy on the board of directors if a member quits, is expelled or dies.

If a vacancy occurs during the year, other members of the board can choose another director from the membership for the remaining of the term. This nomination should be approved by the membership at the following annual general assembly.

Article 21 Démission ou destitution/ Resignation or expultion

21.1 Un administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en avisant un autre membre du conseil.  Cette démission entre en vigueur à compter de la réception de l’avis.

21.2.Les membres réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin,  peuvent destituer un administrateur si les agissements de ce dernier sont contraire au bon fonctionnement de l’association ;

L’administrateur cesse dexercer ses fonctions dès quil est destitué.

A board member can quit anytime as long as he advises another board member. The vacancy occurs as soon as the notice is received.

The membership can expel a director in a general special meeting held for that purpose if the actions of the director are contrary to the well being of the association.

The member is no longer an administrator right after the expulsion.

Article 22 Réunions / Meetings

Les membres du conseil se réunissent au moins 5 fois par année.

The board of directors meets at least 5 times a year.

Article 23 Convocation/ Notice of meeting

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par écrit, par téléphone, par télécopieur, par courriel ou verbalement par le secrétaire du conseil, à la demande du président ou de la majorité des membres du conseil. Elles sont tenues au jour, à l’heure et au lieu indiqué par le secrétaire lors de la convocation.

A meeting of the board of directors can be called by written notice, phone, fax, email of by word of mouth by the secretary of the board, at the request of the president or the majority of the board members. The meeting will be held at the day, hour and location stated by the secretary in the notice.

Article 24 Quorum

Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est de 3 membres présents sur 5 .

The quorum of the board of directors meetings is 3 out of 5 in attendance.

Article 25 Proposition

Lors de réunions du conseil une proposition, pour être recevable, doit être présentée par un membre en règle du conseil présent à la réunion. Les propositions ne requièrent pas d’être appuyer, sauf si les circonstances l’exigent.

During the board meeting, to be accepted, a proposition must be made by an official member attending the meeting. The proposition need not be seconded except if the circumstances require it.

Article 26 Vote

Lors des réunions du conseil, chaque membre a droit à un vote. Le président doit appeler un vote secret si un membre du conseil présent en fait la demande.

During the board meeting, each member has one vote. The president must call a secret vote if a member asks for it.

Article 27 Rémunération et indemnisation / Renumeration and compensation

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent cependant être indemnisés pour les dépenses qu’ils engagent pour exercer leur mandat.

The board members are not paid for their work. They can be compensated for any expenses that occur during their mandate.

CHAPITRE/CHAPTER 5 LES OFFICIERS / OFFICERS

Article 28  Composition

Les officiers de la corporation sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

The officers of the association are: the president, the vice-president, the treasurer and the secretary.

Article 29 Élections des officiers / Election of officers

À la première réunion du conseil d’administration qui suit l’assemblée générale annuelle, le conseil procède à l’élection des officiers.

La procédure d’élection sera alors la même que celle d’élection des administrateurs. Le vote se fera à scrutin secret dans l’ordre suivant : président, vice-président, secrétaire, trésorier.

Le candidat à chacun des postes sera élu par une majorité simple des membres présents formant quorum.

The officers will be elected from the board members at the first meeting following the AGM.

The procedure will be the same as the election of the board. Officers will be elected by a simple majority of the members attending. The officers will be elected in the following order: president, vice-president, secretary, and treasurer.

Officers will be elected by a simple majority of all members present constituting a quorum.

Article 30 Cumul de poste/ Accumulation of jobs

Un membre du conseil ne peut occuper qu’un seul poste d’officier.

A member of the board can occupy only one officer job.

Article 31 Éligibilité/ Eligibility

Seul un administrateur de la corporation peut devenir un officier. Un officier peut être élu à nouveau à l’expiration de son mandat s’il possède les qualités requises.

Only a board member can be an officer. He can be re-elected at the end of his mandate if he has the required skills.

Article 32 : Mandat/ Term Limits

La durée du mandat d’un officier est d’un (1) an. Un membre du Conseil d’administration ne peut pas être un officier plus de huit (8) années consécutives.

The duration of an officer’s term is one (1) year.   A board member cannot be an officer more than eight (8) years in a row.

Article 33 Vacance / Vacancy

Il y  a vacance à un poste lors d’une des circonstances suivantes :

33.1 Décès ou démission d’un officier

33.2 Suspension ou expulsion

33.3 Perte d’éligibilité

Une vacance à un poste d’officier peut être comblée en tout temps pour la durée non-écoulée du mandat par vote majoritaire lors d’une réunion du conseil d’administration.

An officer vacancy happens when he dies, is suspended, is expelled or is no longer eligible.

The vacancy in an officer’s job can be filled by another director at any time for the rest of the term by a simple majority vote of the board of directors.

Article 34 Président / President

Le président est le premier officier responsable de ladministration de la corporation. À ce titre, son rôle est de :

  • Présider toutes les réunions du conseil et les assemblées générales ;
  • Voir au bon fonctionnement des réunions du conseil et des assemblées générales ;
  • Voir au bon fonctionnement des comités du conseil ;
  • Contresigner les procès-verbaux des réunions des réunions du conseil et des assemblées générales, après leur adoption ;
  • Représenter officiellement le conseil et la corporation dans les cas ou il n’en est pas prévu autrement ;
  • Exercer tous les autres pouvoirs fonctions prévus aux règlements de la corporation ou déterminées par la loi, les administrateurs ou les membres.

The president is the first officer of the association. His role is to:

  • preside at all meetings;
  • see to the good functioning of the meetings and general meetings;
  • see to the good functioning of the committees;
  • co-sign the minutes of the meetings of the board of directors and general assembly after their acceptance;
  • officially represent the association when needed;
  • have all other powers and responsibilities mentioned in these rules and in the laws and asked for by the board members and members of the association.

Article 35 Vice-président/ Vice-president

Il exerce les pouvoirs et fonctions que peuvent lui prescrire les administrateurs et/ou le président.  En cas d’absence, dincapacité dagir, de refus ou de négligence d’agir du président, il exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions du président.

Exercise the powers and functions as given to him by the board members and/or the president.  If the president is absent, cannot act, refuses to act or neglects to act on behalf of the association, the vice-president will have the powers and responsibilities of the president.

Article 36 Secrétaire/ Secretary

36.1 Il a la garde des registres et des documents de la corporation ainsi que du sceau.

36.2 Il rédige ou voit à ce que soient rédigés les procès verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration; il garde ces procès-verbaux dans un livre tenu à cet effet.

36.3 Il signe les procès-verbaux des assemblées des membres ainsi que des réunions du conseil d’administration ;

36.4 Il donne avis de toutes assemblées des membres ainsi que de toutes réunions du conseil d’administration ;

36.5 Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs.

36.1 Keeps the registers and documents and seal of the association.

36.2 Writes or sees that are written all the minutes of the general meetings, board meetings and keeps a book for that purpose.

36.3 Signs the minutes of the general meetings and board meetings once they are approved.

36.4 Gives notice of meetings to all members.

36.5 Does tasks required by the president or board members.

Article 37 Trésorier/ Treasurer

37.1 Il a la charge et la garde des finances de la corporation ;

37.2 Il doit déposer ou voir à ce que soit déposés l’argent et les autres valeurs de la corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toutes banques ou institutions financières que les administrateurs désignent ;

37.3 Il doit rendre compte au président et/ou aux administrateurs de la situation financière de la corporation et de toutes les transactions qu’il a faite en sa qualité de trésorier, chaque fois qu’il en est requis`;

37.4 Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à ce que soient dressés, maintenus et conservés les livres de comptes et les registres comptables adéquats ;

37.5 Il soit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les personnes autorisées à le faire ;

37.6 Il doit signer tout document nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent ou qui sont inhérents à sa tâche ;

37.7 Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs.

37.1 He is responsible for the finances of the association;

37.2 He must deposit or see that are deposited all moneys and donations to the association in a recognized banking institution chosen by the board of directors;

37. 3 He has to give accounts to the president and board members of the financial situation of the association and of all the acts he did on behalf of the association when required;

37. 4 Must do proper book keeping, or see to have proper book keeping done;

37. 5 Must make available the books when required by any authorized person;

37. 6 Signs all the documents that his task require or that the board members require;

37. 7 Does tasks required by the president or by the board of directors.

Article 38 Rémunération et indemnisation/ Remuneration and compensation

Les officiers ne reçoivent aucune rémunération en vertu de leur mandat. Ils peuvent cependant être indemnisés pour les dépenses qu’ils engagent pour exercer leur mandat ou qui en découlent.

Officers do not receive any remuneration for their work. They can receive compensation for the expenses they incur.

CHAPITRE/CHAPTER 6   LES COMITÉS / COMMITTEES

Article 41 Création/ Creation

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, créer autant de comités qu’il juge nécessaire.

The board can create as many committees as it judges necessary.

Article 42 Compositon

Le conseil d’administration décide de la composition des comités qu’il crée. Chaque comité doit avoir  un membre du conseil présent. Les autres membres du comité peuvent être soit membres du conseil, soit des ressources externes appelées à y siéger pour leurs compétences particulières.

The board of directors will decide how the committees will function. Each committee must have at least one board member present. Other members of the committee can be members of the association and of specialized external resources called in for their expertise.

Article 43 Mandat/ Mandate

Lors de la création d’un comité, le conseil d’administration en détermine le mandat ainsi que les échéanciers. Le conseil peut en tout temps mettre fin aux travaux d’un comité.

During the making of the committee, the board will decide the mandate and the time line. At any time the board can undo a committee.

Article 44 Rapport/ Report

À chaque réunion du conseil d’administration, les membres du conseil qui président un comité doivent faire part au conseil des débats et travaux de ce comité depuis la dernière rencontre du conseil. Ils doivent également le faire entre les réunions du conseil à la demande du président.

At each board meeting, members present on a committee must give a summary report of activities of the committee. The members must also do so at any time at the request of the president.

CHAPITRE/CHAPTER  7    DISPOSITIONS FINANCIÈRES / FINANCIAL ORGANIZATION

Article 45 Année financière / Fiscal year

Lexercice des Artistes du Pontiac termine le 31 août de chaque année.

The financial year of the association ends August 31st of each year.

Article 46 Vérificateur/ Auditor

Le conseil d’administration doit préparer les états financiers selon les principes comptables généralement reconnus et présenter les états financiers de l’année financière qui vient de se terminer à l’Assemblée générale annuelle.

Lors de l’Assemblée générale annuelle, les membres peuvent nommer un vérificateur pour examiner les comptes et les états financiers de l’Association et pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle.

The Board of Directors must prepare financial statements in keeping with generally accepted accounting principles, and present the financial statements for the year just ended at the Annual General Meeting.

At the Annual General Meeting, members may appoint an auditor to examine  the association’s accounts and financial statements, and to hold office until the next Annual General Meeting.

CHAPITRE/CHAPTER 8     CONTRATS, LETTRES DE CHANGE ET AFFAIRES BANCAIRES/ CONTRACTS,  BANKING BUSINESS AND DOCUMENTS.

Article 47 Contrats / Contracts

À moins d’indication contraire dans les présents règlements, les contrats et autres documents qui requièrent la signature de la corporation doivent être signés par le président de la corporation et le secrétaire ou le trésorier, selon la nature du document.

Le conseil d’administration pourra, par résolution, autoriser une ou plusieurs autres personnes à signer tous documents ou contrats en général ou contrat ou document en particulier pour ou au nom de la corporation.

Unless otherwise stated in these rules, all official documents must be signed by the president, the secretary or the treasurer of the association depending on the nature of the documents.

By resolution, the board can name one or more persons to sign other documents or specific contracts for the association.

Article 48 Lettres de changes/Cheques

Les chèques, billets et autres effets bancaires sont signés par 2 des 3 personnes suivantes : Le trésorier, président et une autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration.

Cheques and other banking notes are signed by 2 of the following 3 persons: treasurer, president and one other person chosen by the board of directors.

Article 49 Affaires bancaires / Banking affairs

Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d’une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec et désignées à cette fin par les administrateurs.

The funds of the association can be deposited in one or more recognized banking institutions in the province of Quebec as chosen by the board of directors.

CHAPITRE/CHAPTER 9    DISPOSITIONS FINALES/ FINAL DISPOSITIONS

Article 50  Modification des règlements généraux/ Changes to these rules

Tout amendement doit être approuvé par la majorité des membres présents lors d’une l’assemblée générale.

All changes made to these rules must be approved by a simple majority vote at a general meeting.

Article 51 Dissolution

La corporation ne peut être dissoute que par le vote des 2/3 des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée dans ce but par un avis écrit de 30 jours donné à chacun des membres.

En cas de dissolution de Les Artistesdu Pontiac, la totalité des biens restants sera dévolue à un autre organisme sans but lucratif dévouer à l’art et tel que reconnu par la Loi de limpôt sur le revenu du Canada à lalinéa 149.1 (1)

Si la dissolution de la corporation est votée en vertu du présent article, le conseil devra finaliser toutes les activités de la corporation et remplir auprès des autorités publiques les formalités prévues par la loi.

The association can only be dissolved by a 2/3 majority vote of the members attending a general meeting called for that specific purpose by a 30 day written notice given to all members.

In case of dissolution of the association, the remaining belongings of the association will be transferred to another non-profit association promoting arts that is recognized by law.

If the association does not exist anymore, the board must fill out the papers required by law.

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